Исходя из целей и формата конференции или семинара, необходимо предусмотреть все мелочи, которые могут омрачить ее участников. В первую очередь – местоположение арендуемого помещения. Желательно, чтобы оно находилось в экологически чистой зоне действия конференции. Помещение должно без труда принять нужное число приглашенных участников. Также при этом технически оборудованные, специально оснащённые конференц-залы могут обеспечить работу конференции нужной аппаратурой, и их предназначение – именно для проведения подобной встречи. Заранее необходимо продумать, нужны ли в процессе конференции переговорные комнаты, телевизоры, места для выставок, микрофоны, записывающие устройства, лазерные указки, видео – и аудиоаппаратура. Необходима ли система синхронного перевода, имеющая несколько языков. А, может быть, понадобится даже не один, а несколько конференц-залов, имеющих современное оборудование. Делая выбор конференц-зала, нельзя забывать про бюджет, выделенный на эту статью расходов.